Wir holen tief Luft und blicken zurück auf ein Jahr, dessen Verlauf sich wohl so keiner hätte vorstellen können. Was haben wir daraus gemacht? Welche Erfahrungen nehmen wir mit? Wie bewerten wir den #kickoff der digitalen Veranstaltungsreihe, wie haben wir uns zurechtgefunden?
Ab April dieses Jahres zeigten die Zeiger plötzlich auf Digitalisierung. Veranstaltungen, die seit Jahren traditionell vor Ort im DKFZ, im Universitätsklinikum oder dem NCT selbst stattfanden, mussten in rasantem Tempo zu Online-Formaten umgebaut werden. So fanden unsere interdisziplinären Mittwochs-Fortbildungen nunmehr online statt, der Post-ASCO wurde zu einer digitalen Konferenz und selbst der allseits bekannte und beliebte NCT-Lauf tauschte sein Läufertrikot gegen einen Hashtag.
Wir haben einige Organisatorinnen und Organisatoren von Veranstaltungen befragt, die in diesem Jahr spontan umsatteln mussten. Hier ein Gespräch mit Petra Oberrauch, Monika Huber und Reinhard Liebers, Orga-Team der Cancer Core Europe (CCE) Summer School 2020.
Was war für euch die größte Herausforderung bei der Umstellung auf eine virtuelle Veranstaltung?
Eine erste Herausforderung war die Entscheidung zu treffen, ob wir die „Summer School on Translational Cancer Research“ durch ein Online-Format ersetzen können und möchten. Danach haben wir nach Wegen und Plattformen gesucht, die es uns erlauben, die Veranstaltung trotz des virtuellen Formats möglichst interaktiv zu gestalten.
Welche Chancen bieten Online-Events?
Normalerweise findet die 5-tägige Summer School mit etwa 70 Teilnehmern in Portugal statt. Durch das Online-Format konnten wir am Veranstaltungstag über 400 Personen weltweit erreichen. Die aufgenommenen Vorträge werden außerdem online gestellt und sind dadurch noch über einen längeren Zeitraum zugänglich.
Eure 3 Tipps an Onlineveranstalter, Teilnehmerinnen und Teilnehmer?
- Frühzeitig mögliche Plattformen recherchieren, sich mit Personen, die bereits Erfahrungen mit den jeweiligen Plattformen gesammelt haben, austauschen und die Funktionalitäten vorab ausführlich testen.
- Ein Online-Event zu organisieren bedeutet weit mehr als nur die Auswahl der passenden Plattform. Die vielseitigen Aufgaben, von der Ausarbeitung des Formats und der Agenda, der Kommunikation mit Sprechern und Teilnehmern, der Bewerbung der Veranstaltung, der Kostenplanung bis hin zur technischen Umsetzung sollten, wie bei einer physischen Veranstaltung, möglichst früh geplant werden und gut im Team verteilt sein. Einen Plan B zu haben, schadet nie.
- Online-Events können Interaktionen aktiv fördern. Informieren Sie sich als Veranstalter über die verschiedenen Möglichkeiten und entscheiden Sie, was für Ihr Event passend ist. Teilnehmer möchten wir dazu ermuntern, diese Möglichkeiten aktiv wahrzunehmen, um den größtmöglichen Mehrwert aus der Veranstaltung mitzunehmen.
Weiterführende Informationen
- CCE Summer School
- Alle aktuellen NCT-Veranstaltungen finden Sie in unserem Veranstaltungskalender
- Kontakt Team Fortbilungs- und Veranstaltungsorganisation NCT Heidelberg